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基于工作流技术的办公自动化系统浅谈

作者:双核期刊发表网; 更新时间:2018-04-18

摘要:起源于20世纪70年代的“工作流管理”技术,已成为组织挖掘信息系统潜能、实施“业务流程再造”的重要使能技术,并逐步成为当代组织信息系统的标准核心构件。本文结合对工作流技术基本概念的认知,把工作流技术应用于办公自动化,建立了基于工作流技术的办公自动化系统模型。

关键字:工作流技术 办公自动化

1 引言

自从20世纪社会跨入信息时代以来,各行各业的竞争逐渐加剧,使得传统的管理运作方式已越来越无法满足行政机关自身发展的需要,转变政府职能,提高工作效率、改变管理模式已成为现代社会提出的新需求,于是人们提出了办公自动化的概念,实现行政管理的信息化、网络化,自动化,可视化,以达到提高行政机关行政效率的目的。在办公初级阶段,主要是对文字处理软件及单机的文档管理系统的应用,利用计算机代替手工作业,提高了个人的工作效率,但对提高整体办公效率以及实现协同办公方面却作用不大。随着数据库技术及计算机网络技术的迅速发展,特别是互联网的日益普及,许多机关单位纷纷建立了自己的网络办公信息管理系统,极大地提高了办公效率。

同时,20世纪80年代中期发展起来的工作流技术作为支持现代企业经营过程自动化、企业经营过程再造、企业经营过程控制与管理的一项关键性技术也逐渐被引入行政机关办公自动化系统之中。工作流技术通过将工作活动分解成定义良好的任务、规则和过程来处理和监控,由计算机软件系统来控制工作过程的自动或半自动执行,达到提高管理水平和工作效率的目的,为行政机关更好地实现行政管理提供了先进的技术手段。工作流的概念就起源于生产组织和办公自动化领域,可以说工作流与办公自动化是相伴而生的,因而工作流及其相关技术的应用自然也成为了当前行政机关办公自动化的重要课题。

2 工作流技术分析

2.1 工作流的定义

工作流管理联盟(Workflow Management Coalition WfMC)给出的工作流(Workflow)定义是:工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程,它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。

过程:是一个业务过程支持自动化操作的形式化表现,诸如一个工作流管理系统所进行的模型建立、规则制订。过程定义由任务网络及其关系,过程开始和终止的条件,任务资源,诸如参与者、相关的IT应用及数据等组成。

任务:过程的主成部分,每个任务是流程内一个独立的逻辑工作单元。

参与者:工作流参与者的声明不必是一个人,也可以确定为一组具有一定技能或责任的人、或非人的机器自动机资源。

关系:过程与过程直接的关系,如起草公文过程完成后,触发处理公文过程。

2.2 工作流管理系统

工作流管理系统(Workflow Management System, WfMS)是用于定义工作流模型、建立工作流实例和管理工作流执行的系统,它通过运行一个或多个被称作工作流引擎的软件来解释过程定义,与工作流的参与者(人或应用)交互,并给参与者分配相应的资源,以推进工作流实例的执行,同时监控工作流的运行状态。主要功能是通过计算机技术去定义、执行和管理工作流,协调工作流执行过程中工作之间以及群体成员之间的信息交互。

3 基于工作流技术的办公自动化系统设计

基于工作流的办公自动化系统是针对行政机关管理的现实需要,达到提高行政管理的效率和质量的办公自动化系统。基于工作流的办公自动化系统是在局域网平台上通过微机实现对行政、事业单位的实际业务处理过程的有效模拟,是实施行政管理战略的一部分。

3.1 系统设计方法

3.1.1 分析提取工作流

首先,要对系统作适度的需求分析,明确系统任务提出单位的组织结构、业务划分和具体业务处理过程、处理过程的数据来源及流向。然后,在系统分析的基础上,按照工作的相关性将系统划分为工作流的集合。一个实际的工作流程往往会涉及到多个部门。比如说公文的制发文,首先是办公室草拟公文,接着送部门领导审阅。领导审批后提出意见,返回公文草拟办公室。若领导审批中提出了修改意见,修改后还要再送领导审阅。有的时候还要涉及逐级审批。若领导同意发文,则送打印室打印。然后送档案室存档,最后分发相关部门和有关人员。对于一些涉密公文还要回收销毁。可见实际的工作流是错综复杂的,要实现软件模块的原子化和系统的自组织性必须使软件与具体的部门无关。一种比较好的办法是以用户的具体组织结构作为出发点的分析归纳法。首先分析现实系统的各个组织结构,将用户提出的各种功能要求视作一个完整的组织功能。然后对各个组织结构的各个工作进行细化,即定义每个工作的工作过程、活动内容、数据来源、数据去向及约束条件,并且为每个部门拟定工作列表。然后对各个组织结构的工作进行归纳,提取工作流。这时的工作流模型为具体工作流模型。

3.1.2 描述构建原型

过程定义是对工作流的形式化描述。包括描述过程的起始、终止条件、活动关系网络及一些关于个体行为的信息。在理解工作流过程定义的基础上,按照活动定义设计该工作流的原子活动,然后再由这些原子活动构建工作流。实际设计时,可以先选择一个典型的工作流,按照面向对象技术原则设计其原型,也可以根据实际清况将设计人员分成若干个设计小组,让各个小组分别设计出各工作流的原型。对于复杂的工作流可以暂以其中具有代表性的子工作流代替,至于哪个子工作流更具代表性,可暂不深究,因为在系统完善时,其它子工作流也会建立并逐渐完善。在此阶段,还要设计出原型的用户界面。

3.2 系统设计原则

该系统的的设计理念:管理和执行分离。也就是说一个完整的工作流系统必然包括两个子系统,一个是处理业务过程的管理,另一个是支持特定业务流程中具体任务的执行。管理和应用的分离有很多重要的优点:可以获得统一的管理功能,并将其从系统的其他部分分隔开来,使得各个模块能够重复使用相同的设计和功能。可以减少业务过程重组对应用程序带来的影响,因为业务过程独立于过程管理。可以使得过程执行更容易管理。 pagebreak

基于的工作流模型的办公自动化系统是办公自动化项目实施成功的技术保障。从工作流模型的技术架构来看,工作流引擎运行在服务器端,工作列表处理器和用户运行界面运行在客户端,应用程序可能运行于任何一端。管理和应用数据库由服务器来处理。如图3.1所示:

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图3.1 办公自动化系统架构

3.3 基于工组流技术的办公自动化系统模型

目前开发的OA系统工作模块大致可分为公文办理、邮件处理、信息发布、收发文管理、档案管理和系统设置等。按照OA系统的功能需要,可以工作流管理系统为核心,建立如图3.2所示的基于工作流的OA系统功能模型。其中各子模块功能如下:

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图3.2基于工作流的办公系统功能模型

公文办理功能:可供有关人员对公文办理过程加以记录、填写办理信息,并且根据用户的权限,提供按公文时间、单位查询。

日常办公功能:提供收发信件,待办事宜提醒,网上通知等功能。

信息发布功能:对原始数据进行整理、统计、分析,生成各种可公布的信息、统计报表、分析结果,以辅助决策。

档案管理功能:主要管理本单位的文字档案。包括档案登记归档、档案整理(编目、组卷、移卷、封卷等)、档案查询及检索、档案借阅、归还、丢失登一记、档案统计等子功能。

收发文管理功能:对本单位的收文、发文进行有效管理。收文包括收文登记、收文录入、设置传阅人和传阅期限、文件批阅历史信息查询、收文归档:发文包括拟稿、部门领导核稿、领导审批、发文登记、归档、分发。

系统设置功能:设置用户权限、公用代码管理,用电子名片将各部门的员工与其计算机对应起来以实现用户之间方便通信,以及为用户设置邮箱和清理邮箱等。

由图可以看出,计算机网络系统是构成OA系统环境的基础设施。主要由计算机及相关硬件设备、网络通信技术组成。

办公自动化工作流管理环境是系统模型的核心部分,它集中解决了办公环境的协作问题。其主要组成如图3.3所示。

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图3.3 办公自动化工作流管理环境

OA工作流引擎:负责工作流执行服务中的部分或全部运行控制环境。其功能主要有:解释工作流过程定义;创建过程实例;对过程活动进行引导,包括顺序或并行操作、限期安排、工作流相关数据的安排等;特定参与者的授权;识别用户关注的工作项和支持用户相互作用的接口,并依据流程控制数据控制其执行;按照调度规则对任务进行调度;生成工作任务表;提供监督和管理功能。

组织/角色模型:通过管理工具建立或从人力资源库中提取的基于职能的部门和基于职务的人员信息模型。基于职能的部门必须制定缺省的负责人,而基于职务的人员也必定属于某个部门。信息模型中还包括授权代理模型,即任务责任者制定授权代理,以在任务责任者不在时代为处理事务。

过程定义:通过管理工具建立的提供给工作流引擎解释执行的工作流程模型定义。

管理工具:数据建模工具,图形化的流程定义、监控管理工具。

流程控制数据:指工作流管理环境的系统信息和过程实例的动态信息。

主动规则支持:实施监控过程实例的执行,并根据执行情况主动向管理人员或用户

发出信息,如新任务的到达、过程执行异常报告等。

工作任务表:工作流引擎执行过程实例中生成的用户工作项表。其中包含一系列工作任务的描述和任务之间的依赖关系,这个描述指出了整个工作流程中各工作任务的执行顺序、所属代理及动作。

3.4 系统关键技术实施机制

3.4.1工作流引擎的实现

工作流执行服务是工作流管理系统的核心,由一个或多个工作流引擎组成工作流引擎实际上是工作流过程的任务调度器, 在某种程序上还是资源分配器。工作流引擎的主要功能是:解释过程定义、负责调试流程的运行、即创建和管理过程实例运行、调度活动的运行并创建要处理的工作项、维护工作流控制数据和相关数据、维护用户的工作列表。其结构如图3.4。

 

 

 

 

 

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图3.4工作流执行服务结构图

其具体的执行过程:工作流引擎接受从外部接口发送过来有关过程控制的请求如过程初始化、获取活动以及结束活动等,然后根据不同的请求类型调用相应的处理模块完成与本次请求相关的操作并将结果返回。事实上可以将工作流引擎看成一个多线程的并发服务器,它可以对多个外部请求提供并发服务。对外部请求的处理过程中肯定会涉及到对工作流相关数据的读写和更改操作,同时工作流引擎还维护着工作流的控制数据,通过工作流控制数据来辨别每个过程或活动实例的状态,并推动着工作流过程的执行。pagebreak

3.4.2工作流访问接口

工作流引擎在应用框架中为不同类型的应用提供了不同的接口,例如Java接口以及直接基于数据库通信协议的接口,从而为不同类型的应用与工作流引擎的交换提供了方便。应用框架中的“应用数据”则由具体的应用逻辑自行管理,工作流引擎并不关心这部分的数据格式。实际上,工作流的数据访问接口提供了管理电了政务数据的所有接口,其他应用也可以使用这个接口直接处理流程数据。这里工作流应用过程接口的组织方式实际上仍然按照对象方式组织,数据库中的对象标识(ID)在WAPI中展现为对象句柄。

4 结语

当前办公自动化系统己成为各级政府高效办公必不可少的应用系统。随着政府职能的转变,由管理型政府向服务型政府转变,电子政务需要不断地更新业务工作过程,因此对办公自动化系统也提出了新的需求。本文在广泛地了解工作流程标准组织制定的模型基础上,结合实际工作经验,将工作流技术应用于电子政务办公自动化系统,提高了系统对灵活多变的办公流程的处理能力。

参考文献:

1、刑文烈.基于工作流技术的办公自动化研究综述.办公自动化杂志,2006(5)

2、李井竹.工作流技术在办公自动化系统中的应用.济源职业技术学院学报, 2005(3)

3、雪巧玲,王彦超.基于工作流的电子政务系统设计与实现.微计算机信息,2006(3)

4、张莹,肖建毅.基于工作流的办公自动化系统分析与设计.广东电力,2006(8)

5、朱春.工作流技术的研究及其在办公自动化系统中的应用.浙江万里学院学报,2007(2)

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